Privacy policy

Uw privacy is belangrijk voor ons.

Wij verwerken uw persoonsgegevens in overeenstemming met de toepasselijke regelgeving inzake gegevensbescherming, in het bijzonder de Algemene Verordening Gegevensbescherming 2016/679 van 27 april 2016 (“AVG”), evenals deze privacyverklaring.

Deze privacyverklaring bezorgt u meer informatie over welke persoonsgegevens we verwerken, waarom we ze verwerken, hoe we deze verkrijgen, hoe lang we deze bijhouden en met wie we ze delen.

Identiteit en contactgegevens

De verwerkingsverantwoordelijke voor uw persoonsgegevens is de volgende juridische entiteit (afzonderlijk of gezamenlijk met de advocaten vermeld op onze website www.mensadvocaten.be):

Mens Advocaten
Kolmen 21
3980 Tessenderlo

Met juridische entiteiten:

Éénmanszaak Francis Mens – ondernemingsnummer 0816.835.713.
BV Selina Viola – ondernemingsnummer – 0780.908.396.

In geval u vragen heeft over de verwerking van uw persoonsgegevens, kan u steeds contact met ons opnemen:

Doeleinden

We verwerken uw persoonsgegevens voor één of meer van de volgende doeleinden:

Klantenbeheer

Juridische dienstverlening

Met het oog op het verlenen van juridische diensten aan onze cliënten, verwerken wij mogelijk uw:

Wij verwerken mogelijk eveneens andere persoonsgegevens die de cliënt met ons deelt bij het behandelen van een zaak. Wij verwerken in dat kader gevoelige persoonsgegevens (bijv. persoonsgegevens waaruit uw raciale of etnische afkomst blijkt, politieke opvattingen, godsdienstige of levensbeschouwelijke overtuiging of lidmaatschap van een vakbond blijkt, genetische gegevens, biometrische gegevens, gegevens over uw gezondheid of gegevens over uw seksleven of seksuele geaardheid) of persoonsgegevens met betrekking tot strafrechtelijke veroordelingen en overtredingen.

Deze gegevens laten ons toe om juridisch advies te verstrekken, juridische akten en documenten op te stellen, onze cliënten te vertegenwoordigen in rechte, in arbitrage of voor administratieve of gelijkaardige instanties, bijstand te verlenen bij onderhandelingen en/of het sluiten van contracten, bijstand te verlenen bij bemiddeling, bijstand te verlenen bij een politie- of gelijkaardig verhoor, verschillende mandaten (curator, schuldbemiddelaar, bewindvoerder, e.d.) op te nemen, juridische opleidingen aan te bieden, etc.

De rechtsgrond voor de verwerking van de persoonsgegevens is:

We verkrijgen deze persoonsgegevens rechtstreeks van de betrokkene en/of via een derde, zoals de overheid (door middel van een opzoeking in het rijksregister, het opvragen van attesten/akten bij lokale overheden, …), andere personen die juridische diensten verlenen (gerechtsdeurwaarder, curator, …), …

Voor de verstrekking van juridische dienstverlening houden wij uw persoonsgegevens bij tot 5 jaar plus een verificatieperiode van 1 jaar na het afsluiten het desbetreffende dossier.

Wij delen deze persoonsgegevens, in voorkomend geval, met [gerecht en politiediensten (i.e. hoven en rechtbanken, gerechtsdeurwaarders, het Openbaar Ministerie en politionele instanties). Daarnaast delen wij deze persoonsgegevens, in het kader van de behartiging van de belangen van de cliënt, met de advoca(a)t(en) van de tegenpartij of met de tegenpartij wanneer deze optreedt zonder bijstand van een advocaat of desgevallend met een vervangende advocaat. Daarnaast delen wij deze persoonsgegevens, in voorkomend geval, met bank- of verzekeringsinstellingen. Ingevolge een rechterlijke uitspraak kunnen wij eveneens gehouden zijn om deze persoonsgegevens te delen met een technisch raadsman, een expert of een gerechtelijk mandataris (i.e. notaris, gerechtelijke bewindvoerder, …) die bij vonnis of arrest is aangesteld.

Daarnaast hebben derde partijen met wie wij samenwerken voor de opslag en het beheer van onze gegevens eveneens toegang tot deze persoonsgegevens (IT-providers). Een lijst van deze derde partijen met wie wij samenwerken is toonbaar op eenvoudig schriftelijk verzoek.

Naleving van wetgeving en reglementering van toepassing op de advocatuur

Met het oog op de naleving van wetgeving en reglementering die van toepassing is op de advocatuur, verwerken wij mogelijk uw:

Deze gegevens laten ons toe om o.m. onze verplichtingen te vervullen in het kader van de witwaspreventie- en anti-fraudewetgeving, uitvoering te geven aan een gerechtelijk of administratief bevel of reglementering van de Orde van Vlaamse Balies na te leven.

De rechtsgrond voor de verwerking van de persoonsgegevens is gebaseerd op de wettelijke verplichtingen, vervat in de Wet van 18 september 2017 tot voorkoming van het witwassen van geld en de financiering van terrorisme en tot beperking van het gebruik van contanten en eventuele verwijzing naar andere relevante wetgeving/reglementering (artikel 6, §1, (c) AVG); een gerechtvaardigd belang om in het kader van onze juridische diensten waakzaam te zijn voor witwaspraktijken (artikel 6, §1, (f) AVG).

We verkrijgen deze persoonsgegevens rechtstreeks van de betrokkene en/of via een derde, zoals de overheid (door middel van een opzoeking in het rijksregister, het opvragen van attesten/akten bij lokale overheden, …), andere personen die juridische diensten verlenen (gerechtsdeurwaarder, curator, …), …

Voor de naleving van wetgeving en reglementering van toepassing op de advocatuur houden wij uw persoonsgegevens bij tot 10 jaar (gelet op artikel 60 Wet tot voorkoming van het witwassen van geld en de financiering van terrorisme en tot beperking van het gebruik van contanten) plus een verificatieperiode van 1 jaar na het afsluiten het desbetreffende dossier.

Wij delen deze persoonsgegevens met de Stafhouder. Daarnaast hebben derde partijen met wie wij samenwerken voor de opslag en het beheer van onze gegevens eveneens toegang tot deze persoonsgegevens (IT-providers). Een lijst van deze derde partijen met wie wij samenwerken is toonbaar op eenvoudig schriftelijk verzoek.

Interne organisatie en eigen beheer

B2B beheer

Met het oog op het B2B beheer van ons advocatenkantoor, verwerken wij mogelijk uw:

Deze gegevens laten ons toe om overeenkomsten met leveranciers/business partners af te sluiten, waaronder het vergelijken van leveranciers, het opvragen van offertes en het voeren van precontractuele onderhandelingen, te communiceren met leveranciers, het beheren van geplaatste bestellingen en het organiseren van de betaling.

De rechtsgrond voor de verwerking van de persoonsgegevens is:

We verkrijgen deze persoonsgegevens rechtstreeks van de betrokkene en/of via een derde.

Voor ons B2B beheer houden wij uw persoonsgegevens bij tot 10 jaar plus een verificatieperiode van 1 jaar na het beëindigen van de overeenkomst.

Wij delen deze persoonsgegevens, in voorkomend geval, met overheidsdiensten, banken en verzekeringsmaatschappijen, boekhouders en auditeurs en externe juridische adviseurs]. Daarnaast hebben derde partijen met wie wij samenwerken voor de opslag en het beheer van onze gegevens eveneens toegang tot deze persoonsgegevens (IT providers). Een lijst van deze derde partijen met wie wij samenwerken is toonbaar op eenvoudig schriftelijk verzoek.

Facturatie en boekhouding

Met het oog op de facturatie en onze boekhoudkundige verplichtingen, verwerken wij mogelijk uw:

Deze gegevens laten ons toe om onze facturen op te maken, onze boekhouding te voeren en boekhoudkundige verplichtingen na te leven.

De rechtsgrond voor de verwerking van de persoonsgegevens is gebaseerd op diverse wettelijke verplichtingen, zoals deze vervat in het Wetboek Economisch recht (art. I.1 WER, art. III.82 WER, art. III.89 WER en art. III.90 WER), het KB WVV (dubbel boekhouden), het Wetboek Vennootschappen en Verenigingen (art. 3:1 WVV) en het Wetboek Inkomstenbelasting (art. 320 WIB) (artikel 6, §1, (c) AVG).

We verkrijgen deze persoonsgegevens rechtstreeks van de betrokkene en/of via een derde.

Voor onze facturatie en boekhoudkundige doeleinden houden wij uw persoonsgegevens bij tot 7 jaar plus een verificatieperiode van 1 jaar na het respectievelijke boekjaar.

Wij delen deze persoonsgegevens met ons boekhoudkantoor, overheidsdiensten, sociale zekerheidsinstanties en banken- en verzekeringsmaatschappijen. Daarnaast hebben derde partijen met wie wij samenwerken voor de opslag en het beheer van onze gegevens eveneens toegang tot deze persoonsgegevens (IT-providers). Een lijst van deze derde partijen met wie wij samenwerken is toonbaar op eenvoudig schriftelijk verzoek.

Geschillenbeheer

Met het oog op de regeling van potentiële geschillen, verwerken wij mogelijk uw:

Deze gegevens laten ons toe om onze legitieme belangen te verdedigen in alle vormen van geschillenbeslechting en de administratie daarvan te verzorgen.

De rechtsgrond voor de verwerking van de persoonsgegevens is gebaseerd op het gerechtvaardigd belang om de (contractuele en buitencontractuele, wettelijke en andere) rechten van ons advocatenkantoor te vrijwaren (artikel 6, §1, (f) AVG).

We verkrijgen deze persoonsgegevens rechtstreeks van de betrokkene en/of via een derde.

Voor onze geschillenregeling houden wij uw persoonsgegevens bij tot 5 jaar na het verstrijken van de laatste termijn tot hogere voorziening (langer indien noodzakelijk, bijvoorbeeld om te voldoen aan wettelijke verplichtingen) plus een verificatieperiode van 1 jaar.

Wij delen deze persoonsgegevens, in voorkomend geval, met overheidsdiensten, gerecht en politiediensten, banken- en verzekeringsmaatschappen, ons boekhoudkantoor, externe juridische adviseurs, gerechtsdeurwaarders en incassobureaus. Daarnaast hebben derde partijen met wie wij samenwerken voor de opslag en het beheer van onze gegevens eveneens toegang tot deze persoonsgegevens (IT-providers). Een lijst van deze derde partijen met wie wij samenwerken is toonbaar op eenvoudig schriftelijk verzoek.

Website

In het kader van onze website verwerken wij mogelijk uw:

Deze gegevens laten ons toe om onze website te optimaliseren, online advertenties te tonen, uw contactverzoek te beantwoorden, etc.

De rechtsgrond voor de verwerking van de persoonsgegevens is gebaseerd op het gerechtvaardigd belang om een goed functionerende en gebruiksvriendelijke website aan te bieden en onze producten en diensten te promoten (artikel 6, §1, (f) AVG). Analytische cookies, advertentiecookies en/of sociale media cookies worden enkel geplaatst indien u daartoe toestemming heeft gegeven via de website (artikel 6, §1, (a) AVG).

We verkrijgen deze persoonsgegevens steeds rechtstreeks van u.

Voor bovenvermelde doeleinden houden wij uw persoonsgegevens bij voor de duur van de desbetreffende cookie. U kan uw cookievoorkeuren op elk ogenblik aanpassen. Indien u een contactverzoek heeft ingediend via onze website, houden wij uw persoonsgegevens bij tot 5 jaar plus een verificatieperiode van 1 jaar na het afsluiten het desbetreffende dossier.

Wij delen deze persoonsgegevens met derde partijen met wie wij samenwerken voor het beheer van onze website (IT en software providers). Daarnaast hebben derde partijen met wie wij samenwerken voor de opslag en het beheer van onze gegevens eveneens toegang tot deze persoonsgegevens (IT-providers). Een lijst van deze derde partijen met wie wij samenwerken is toonbaar op eenvoudig schriftelijk verzoek.

Beveiliging

We hebben passende technische en organisatorische maatregelen geïmplementeerd om de vertrouwelijkheid van uw persoonsgegevens te waarborgen en uw gegevens te beschermen tegen onopzettelijke of onwettige vernietiging, verlies, wijziging, ongeautoriseerde openbaarmaking of toegang.

Alle kantoorleden zijn ofwel wettelijk gehouden tot het beroepsgeheim ofwel contractueel. In elk geval is iedereen op de hoogte hoe vertrouwelijk om te gaan met de aanwezige informatie.

Wij hebben onder meer een opleiding gevolgd van een derde partij met wie wij samenwerken. Deze partij bezit een beschermingscertificaat. Door deze opleiding zijn wij op de hoogte van alle functies vervat in de gebruikte software die bijdragen tot de beveiliging van uw gegevens. Zo kan onder meer de elektronische toegang tot een bepaald dossier worden afgesloten voor kantoorleden, kunnen LOG-gegevens worden opgevraagd van een bepaald kantoorlid, etc.

Uw dossier bevindt zich in beginsel steeds op ons kantoor, vanzelfsprekend in een afgesloten ruimte indien niemand aldaar aanwezig is. In bepaalde gevallen is het mogelijk dat wij uw dossier meenemen naar andere locaties, bijvoorbeeld de rechtbank, het kantoor van een confrater voor een bespreking, … In dergelijke gevallen beheren wij uw dossier alsook alle erin vervatte informatie met de nodige aandacht. Wij trachten deze uitzonderingen tot een minimum te beperken en tevens voor een zo kort mogelijke duur.

Wij hebben de nodige contractuele afspraken gemaakt met de derde partijen met wie wij samenwerken en geven uw persoonsgegevens niet door buiten de Europese Economische Ruimte zonder de garantie dat uw gegevens daar ook een evenwaardig beschermingsniveau genieten.

Rechten

U kan ons altijd contacteren voor de uitoefening van de volgende rechten:

U kan ons hiervoor steeds contacteren:

Wij respecteren alle rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens waarop u volgens de toepasselijke wetgeving recht hebt.

Voor die doeleinden waarvoor de rechtsgrond voor de verwerking van persoonsgegevens een gerechtvaardigd belang is, kan u ons steeds meer informatie vragen over de belangenafweging die wij in dat kader hebben uitgevoerd (voor meer informatie, zie DOELEINDEN).

Voor die doeleinden waarvoor de rechtsgrond voor de verwerking van persoonsgegevens gerechtvaardigd belang is, kan u te allen tijde uw recht op bezwaar uitoefenen tegen de verwerking van uw persoonsgegevens, met vermelding van de redenen die op uw specifieke situatie betrekking hebben (voor meer informatie, zie DOELEINDEN). Wij zullen de verwerking van uw persoonsgegevens staken tenzij wij van oordeel zijn dat er dwingende gerechtvaardigde gronden zijn die zwaarder wegen dan de belangen, rechten en vrijheden die u aanvoert.

Voor identificatiedoeleinden kunnen wij u om een kopie van de voorkant van uw identiteitskaart vragen.

Updates

Deze privacyverklaring kan van tijd tot tijd worden gewijzigd, binnen de beperkingen van de toepasselijke regelgeving inzake gegevensbescherming. Via www.mensadvocaten.be heeft u steeds toegang tot de meest actuele versie.